کتاب رفتارسازمانی
چکیده کتاب رفتارسازمانی قسمت دوم
در این مطلب به رفتار سازمانی وچکیده کتاب پرداخته شده:
بعنوان یک مشاور کسب و کار در این سایت خلاصه کتابهای رفتارسازمانی مهمی که می تواند قدرت شمارا در جهت بهبود و توسعه
کسب و کار یاری می رساند را در دستور کار خود قرار داده ام در ۴ قسمت این کتاب مهم و موثر خدمتتان ارائه می گردد و این قسمت
دوم این مجموعه می باشد.
لطفا سوالات خود را در زمینه رفتار سازمانی با ایمیل زیر در میان بگذارید:
mazyarmir.com@gmail.com
فصل هشتم :شناخت تیم
چرا تیم شهرت زیادی یافته؟
مدارکو شواهد بسیاری نشان دهنده این است که زمانی که به دیدگاه ها ونظرات مختلف نیاز است تیم بهتر از فرد عمل می کند -تیم نسبت به سایر دوایر و ساختارهای سنتی انعطاف پذیری بیشتری دارد و نسبت به پدیده تغییر سریع تر واکنش نشان میدهد.ویژگی های انگیزشی تیم وهمچنین افزایش مشارکت کارکنان نیز مهم است.
تفاوت تیم با گروه:
تیم گروه
عملکرد گروهی<<<<<<<هدف>>>>>>>>>سهیم شدن در اطلاعات
مثبت<<<<<<<<<<<هم افزایی>>>>>>>>>خنثی و گاهی هم منفی
انفرادی و گروهی<<<<حساب پسدهی>>>>>>>انفرادی
تکمیل یکدیگر<<<<<<مهارت ها>>>>>>>>>تصادفی و گوناگون
انواع تیم:
۱-تیم حل کننده مسئله :
اعضای تیم برای حل مسئله تبادل نظر می کنند ،راه حل و راهکار ارائه می دهند ولی اختیارات تام و اجرایی ندارند.
۲-تیم های خود گردان :
نتنها مسائل و مشکلات را حل و بررسی مینمایند بلکه جنبه اجرایی را نیز بر عهده دارند ومسئولیت کامل نتیجه کار را بر عهده می گیرند .تیم های خود گردان سبب می شوند که پست سرپرستی اهمیت خود را از دست بدهد.
۳- تیم های متخصص(چند وظیفه ای):
افراد از گروه ها وسطح های افقی که دارای تخصص های گوناگونی اند برای انجام یک کار تخصصی گرد هم می آیند .سازمان ها همچنین گروههای ویژه ای به نام مرز گستر یا رابط با سازمان ها ونهاد های خارجی را تشکیل می دهند .به طور خلاصه تیم وسیله ای موثر است تا افراد متخصص سازمان را گرد هم آورد تا اطلاعات ردو بدل کنند ،نظرات ارائه دهند و طرح ها را هماهنگ کنند.
خلق تیم با عملکرد عالی :عامل تاثیرگذار برعملکرد تیم:
-اندازه یا بزرگی تیم:
تیم های کوچک بهتر هستند .به صورت کلی اثر بخشی تیم نباید تعداداعضا بیشتر از ۱۲نفر باشد.
-توانایی اعضا:
سه مهارت برای اثر بخشی تیم نیاز است:۱- افراد دارای تخصص باشند۲-در حل مساله و تصمیم گیری دارای مهارت باشند.۳-در زمینه روابط انسانی دارای مهارت خوبی باشند.
-تخصیص نقش و بهبود مهارتها:
همانطور که گفته شد شغل فردباید با شخصیت او متناسب باشد همین مطلب در مورد پست ها و مقام های تیم صدق میکند.
۹ نقش تیم:
۱-خلاق و نو آور:دارای قدرت تحلیل اند و نظریه های جدیدی ارائه می دهند .دارای استقلال وآزادی عمل اند.
۲-کاشف-موسس:در صددتامین منابع برای جامعه عمل پوشاندن مراحل اند.در امر کنترل ضعیف هستند.
۳ تحلیل گر: پیش از گرفتن تصمیم نهایی راه حل های مختلف را تجزیه و تحلیل می کنند.
۴-سازنده-سازمان دهنده:عقاید و هدفها را تعیین و برنامه ریزی و سازماندهی میکنند .اگر محصول راطبق برنامه ارائه دهند می بالند.
۵-نتیجه گر -تولید کننده:همانند گروه قبل هستند و در صددند تعهدات انجام شود و امور طبق برنامه انجام شود.
۶-کنترل-بازرس:در صدد تدوین قوانین و مقررات اند.به جزئیات اهمیت می دهند و ازاقدامات نادرست جلو گیری می کنند.
۷-تاکید کننده-نگهدارنده:باید کارها به شیوه اصلی انجام شود-در مبارزات خارجی از تیم دفاع میکنند -ثبات تیم را تضمین میکنند.
۸-گزارشگر -مشاور:قدرت شنوایی دارند -درپی کسب اطلاعات اضافی اند- گروه را از تصمیمات عجولانه بر حذر میدارند.
۹-هماهنگ کننده:همه دیدگاه ها را درک می کنند ودر صدد انسجام و یکپارچگی اند.
تعهد به هدف مشترک:
تیمهایی که هدف مشترک دارند برای آن وقت و انرژی زیادی صرف می کنند-درباره آن توافق نظر میکنندو افراد تیم درباره آن هدفها تعهدات لازم را دارند.اثر بخش تر هستند .
تعین هدف های خاص:
هدف های مشترک باید به صورت هدفهای مشخص ،قابل سنجش و واقعی تبدیل شود .این هدف های مشخص ارتباطات را تسهیل می نماید و کانال ها رامشخص میکند و همواره بر نتایج تاکید دارد.
رهبری و ساختار:
هدف مقصد را مشخص میکند و برای رسیدن به آن باید روش،ابزار و جدول های زمان بندی را مشخص کرد .تیم در مورد ویژگی های کار و شیوه هماهنگی امور و تناسب مهارت افراد با کارها به رهبر و ساختار نیاز دارد که می تواند توسط مدیر یا کسانی که نقش کاشف ،سازمان دهنده ،نتیجه گیر و حامی را بر عهده دارند باشد.
نقصان پذیری تیم و حساب پس دهی:
اعضا باید هم از نظر فرهنگی و هم ازنظر تیمی مسئولیت را بپذیرند .تیم های موفق در بسیاری از موارد مسئولیت های فردی و مشترک افراد را تعیین می کنند تا کسی از زیر کار در نرود.
ارزیابی عملکرد و سیستم پاداش:
علاوه بر پاداش به فرد ،گروه هم باید تشویق شود .مدیریت باید سیستم تقسیم را به اجرادرآورد ،افراد رادر سهام شریک کند و جوایزی به گروه بدهد تا افراد تلاش بیشتری نمایند و متعهد به سازمان شوند.
اعتماد متقابل:
مدیریت باید تلاش کند تا اعتماد حفظ شود و به بی اعتمادی نینجامد .یعنی اعضای تیم به صداقت و توانایی یکدیگر اعتقاد داشته باشند.
۵بعد اعتماد به ترتیب اهمیت:
صداقت>شایستگی>وفاداری>ثبات و پایداری>روراستی
مدیر و رهبر تیم نقش تعیین کننده در تقویت حس اعتماد دارند.
۱-ثابت کنند که منافع دیگران هم برایشان مهم است .۲- حمایت و پشتیبانی از اعضای تیم وفاداری را نشان می دهد.۳-مدیر و رهبر نباید پنهان کاری کند و باید صداقت داشته باشند.۴-باید عادل ومنصف باشند ۵- احساس و عاطفه داشته باشند ۶- مدیر باید هنگام تصمیم گیری ثبات رویه داشته باشد ۷- مدیر باید محرم اسرار دیگران باشد ۸-مدیر باید شایستگی خود را در روابط انسانی نشان دهد تا مورد احترام دیگران قرار گیرد.
تبدیل افراد به عضو تیم:
افرادی که ذاتا فرد گرا هستند در سازمانهایی که به فرد و موقعیت فردی توجه می کند ،در حال کار هستند و همچنین اگردر کشوری که دارای فرهنگ فرد گرایی است ،رشد یافته ،پذیرش تیم و عضویت در گروه کار سختی است .بنابراین نوعی چالش برای مدیر به وجود می آید.
پرورانیدن افراد برای عضویت در تیم:
۱-گزینش:
در همان ابتدا افرادی را استخدام کنیم که دارای مهارت انسانی و ارتباطی هستند.اگر شخص فرد گرایی را استخدام کردیم یا باید به وی آموزش کارهای تیمی را داد یا او را در بخش های انفرادی به کار گرفت یا نباید از آنها استفاده کرد.
۲- آموزش:
۳-پاداش:سیستم پاداش به گونه ای باشد که مشارکت و همکاری اعضا را تقویت کند-لازم به ذکر است که نباید پاداش های باطنی را فراموش کرد وافراد راتحریک کرد که حضور در تیم سبب رضایت شغلی و باطنی می گردد.
فصل نهم : ارتباطات
ارتباطات ضعیف عامل تضاد وتعارض است .ارتباطات یعنی انتقال مقصود و درک آ ن بین اعضا .ارتباط کامل زمانی است که مقصود و عقیده منتقل شده باعث شود که گیرنده همان تصویر را در ذهن خود کسب کند.
نقش ارتباطات:
۱-کنترل:
A)رسمی:از طریق سلسله مراتب اختیارات ،دستورالعمل ها ورهنمود های رسمی B)غیر رسمی:برخورد غیر رسمی افراد بایکدیگر
۲-ایجاد انگیزه :تعیین هدف ،بازخور نمودن نتیجه پیشرفت و تقویت رفتارهای مطلوب
۳-ابراز احساسات
۴-اطلاعات:مربوط به فرایند تصمیم گیری است تا از طریق مبادله اطلاعات راه ها شناسایی ودر نهایت تصمیم گیری انجام شود.
هر نوع ارتباطی در سازمان در گروچهار نقش بالاست.
فرایند ارتباطات:
از ۶ بخش تشکیل شده:
منبع پیام>به رمز در آوردن پیام>کانال>از حالت رمز در آوردن پیام>گیرنده پیام>بازخور نمودن نتیجه پیام
مسیر ارتباطات:
-عمودی رو به بالا:برخورد مدیران با زیر دستان برای تعیین هدفها ،مشخص کردن خط مشی ها و اینکه نتیجه عملکردها را بازخور می نمایند.
-عمودی رو به بالا:بازخور نمودن نتیجه عملیات وآگاهی از پیشرفت کار -مدیران را از نوع احساسات کارمندان آگاه می کند.
-افقی: اعضای یک گروه و همچنین کارمندان و مدیران در یک سطح ارتباط برقرار می کنند – ضرورت این نوع ارتباط صرفه جویی در وقت و تسهیل در ایجاد همامنگی است .غالبا شیوه ارتباطی به صورت غیر رسمی است اما گاهی اوقات هم جنبه رسمی به خود می گیرد -از نظر مدیریت هم خوب می تواند باشد و هم بد.
راه های شناخته شده در ایجاد ارتباطات:
۱-ارتباطات گفتاری:
مزایا:سرعت و بازخور نمودن نتیجه
ضعف:پیام از چندین نفر می گذرد و در طی سلسله مراتب اختیارات ممکن است تحریک گردد.
۲-ارتباطات نوشتاری:
مزایا:دهنده و گیرنده مدرکی در دست خواهد داشت و می تواند در موقع لزوم از آن استفاده کنند به خصوص در مورد پیام های بلند و پیچیده اهمیت دارد.
در پیام نوشتاری فرد دقت بیشتری میکند وپشتوانه منطقی دارد.
ضعف:وقت گیر است و باز خور ننمون نتیجه.
۳-ارتباطات غیر گفتاری :
پیام های نچندان روشن
حرکت اعضا و اندام بدن شامل آهنگ صدا ،اشاره های چشم وابرو و فاصلهای که بین دهنده و گیرنده پیام وجود دارد .حرکت یک عضو بدن نمی تواند مقصود جهانی به خود بگیرد اما اگر با زبان گفتاری آمیخته شود پیام کامل تری را منتقل می کند -تناقض بین زبان گفتاری و غیر گفتاری سبب می شود که فرد به زبان غیر گفتاری بیشتر توجه کند.
شبکه های ارتباطی:
الف)گروه های کوچک رسمی
۱-زنجیره ای:زنجیره فرماندهی رسمی وجود دارد
۲-چرخی:رهبر به عنوان کانون و مرکز ارتباطات است.
۳-همه جانبه:اعضا آزادانه بایکدیگر ارتباط برقرار می کنند.(گروه های ضربت )
اثر بخشی هر کدام به هدف گروه بستگی دارد .چرخی و همه جانبه برای سرعت بهتر است.برای رضایت شغلی همه جانبه بهتر و چرخی بدتر است.
ب)شبکه ارتباطی در گروه های غیر رسمی:
تحقیقات زیادی در مورد اطلاعات غیررسمی و شایعه پراکنی در گروه های غیر رسمی انجام شده که نتایج آن در کتاب مشخص شده است.
شایعه چه زمانی به وجود می آید؟
۱-افراد می خواهند نسبت به موضوعی که اهمیت دارد از خود واکنش نشان دهند ۲-در مواردی که ابهام وجود دارد و باعث اضطراب فرد می شود.شایعه تا زمانی دوام می یابد که خواسته ها و انتظاراتی که موجب بروز و تقویت آنها شده اند تامین گردد.
شایعه یکی از بخش های عمده شبکه ارتباطی سازمان یا گروه است.مدیر می تواند اطلاعات گنجانده شده در شایعه را تجزیه و تحلیل کند و الگوی شایعه و نوع رفتارهای آینده را پیش بینی کند.
موانعی که بر سر راه ارتباطات اثر بخش وجود دارد:
۱- از صافی گذراندن اطلاعات:به دو حالت می باشد:۱-توسط خود دهنده پیام۲-تعداد سطوح سازمانی.
۲- ویژگی های شخصی :گیرنده پیام با توجه به نیازها ،انگیزه ها و ویژگی های شخصی پیام را از مرز خارج می کند.
۳-جنسیت:به صورت مانعی بر سرراه ارتباطات اثر بخش در می آید.
۴-عواطف:نوع احساس گیرنده پیام بر تفسیری که از محتوای پیام میکند اثر گذار است .
۵-زبان:عوامل زیر بر برداشت از کلام دیگران تاثیر گذاراست:سن- میزان تحصیلات-زمینه فرهنگی-وجود سلسله مراتب اداری
۶-ارتباط غیر گفتاری: زمانی که توافق نظر بین دو نفر رجود داشته باشد مشکلی پیش نمی آید اما هنگامی که ارتباطات گفتاری و غیر گفتاری سازگار نیستند دریافت کننده دچار سردرگمی میشود.
ارتباط بین فرهنگ ها:
اثرات فرهنگی بین دو طرف تاثیر زیادی در درک و احساس طرفین از پیام ها دارد.بنابراین برای جلو گیری از سوء برداشت بین دو فرد از فرهنگ ها ی مختلف نکات زیر را باید رعایت کرد:
۱-اساس را بر این گذارید که اختلاف فرهنگی وجود دارد مگر اینکه همسانی به اثبات برسد.
۲-قضاوت خود را به تاخیر اندازید.
۳-خود را جای دیگران قرار دهید.
۴-رای قطعی صادر نکنید.
نکات کاربردی برای مدیران:
یک مدیر برای برطرف کردن موانع ارتباطی اقدامات زیر را بایدانجام دهد:۱-از نتیجه های بازخور شده باید استفاده کند .این امر از سوء تفاهم و بد فهمی می کاهد .
۲-زبان ساده:کلمات روشن و قابل درک و متناسب با طرف مقابل انتخاب شود.
۳-گوش دادن :باید گوش بدهیم نه اینکه بشنویم.شنیدن اقدامی غیر فعال و گوش دادن اقدامی فعال است .
۴-کنترل احساسات
۵-به ارتباطات غیر گفتاری توجه کنید.
۶-استفاده از شایعات
تهیه و تنظیم: مجتبی صنعتی
خلاصه فصل ۱۰ تا ۱۳ کتاب رفتار سازمانی رابینز
فصل دهم : رهبری
رهبری عبارت است از توانایی در اعمال نفوذ بر گروه و سوق دادن آن به هدف های مورد نظر.اعمال نفوذ ممکن است رسمی باشد یا ممکن است غیر رسمی باشد که تاکید بیشتری دارد.
تئوری های رهبری:
تئوری شخصیتی:
هدف این بود که بین رهبر و یک فرد عادی تفاوت هایی قائل شود.
۶ویژگی که در رهبران متمایز تر است:
۱-پویایی و جاه طلبی۲-علاقه یا تمایل به رهبری و اعمال نفوذ بر دیگران ۳-صداقت و درستی۴-اعتماد به نفس۵-هوش۶-داشتن دانش فنی
ضعف:تنها داشتن این شش عامل فرد را نمی تواند موفق کند و به عوامل موقعیتی هم باید توجه شود.
تئوری های رفتاری:
در این بخش به چیزی تاکید می شود که بتوان آن را نمایش داد.در این تئوری بحث آموزش،تربیت و تدریس اصول رهبری است.
الف)تحقیقات دانشگاه اوهایو:از دو بعد رفتار رهبری را شناسایی کرد.
A)ابتکار عمل:یعنی حدود یا میزانی را که رهبر نقش خود و زیر دستان را دررسیدن به هدف مهم می داند .چنین فردی به تعیین استاندارد و سازماندهی کار اهمیت زیادی می دهد.
B)مراعات حال دیگران:به اعتماد متقابل ،ارزش برای زیردستان ،رعایت مساوات و برابری تاکید میکند.
ب)تحقیقات دانشگاه میشیگان:
A)کارمند گرا B)محصول گرا
نتیجه این بود که رهبران کارمند گرا موفق تر هستند.
ج)شبکه مدیریت:این شیوه رهبری بر روی دو محور رسم می شود که ۸۱ حالت دارد. در یک بعد به فرد توجه می شود و در بعد دیگر به تولید.
۱/۱:مدیریت نامحسوس:کمترین قدرت اعمال میشود و بدون نظارت مدیریت کار انجام می شود.
۱/۹:استبدادی:صدور دستور و بخش نامه-کارها باید دقیق انجام شود و افراد وسیله ای برای انجام کار هستند.
۵/۵:مدیریت انسانی و سازمانی:همزمان به هردو توجه می شود و تولید و رضایت شغلی بالاست.
۹/۱:مدیریت باشگاهی:توجه عمیق و دقیق به نیازهای افراد ،رابطه حسنه و دوستانه حاکم است.
۹/۹ :مدیریت تیمی:افراد متعهد کار می کنند ،افراد در سازمان منافع مشترک دارند و وابستگی متقابل آنها باعث احترام متقابل می شود.
ضعف ها:
از مشکلات این شبکه این بود که بر روی نمودار اطلاعات اضافی و نتایج حاصل را نشان نمی دهد.
شواهد نشان می دهد که شیوه ۹/۹ دارای بهترین اثر بخشی است.
۳-تئوری اقتضایی:
شرایط و موقعیت های متفاوت سبک رهبری متفاوتی را می پذیرد.
الگوی فیلدر، تئوری مسیر هدف و رهبری مشارکتی از مهمترین تئوری های اقتضایی است.
الف)الگوی فیلدر:
او با استفاده از پرسشنامه ناخوشایند ترین همکار در پی کسب سبک رهبری بود که در نهایت به دو سبک کارمند گراو تولید گرا دست یافت.او علاوه بر این سه شاخص موقعیتی را هم بیان کرد:
-رابطه رئیس ومرئوس:میزان احترام و اعتماد زیردست به رهبرخود
-ساختار کار و وظیفه :حدود و میزانی که وظایفی که باید انجام شود بر آن اساس تنظیم شده
-میزان قدرت رهبر:قدرت رهبر برمتغیر هایی چون استخدام ،اخراج،ارتقاو…
استدلال او براین بود که رهبری ثابت و فطری است .بنابراین یا باید رهبری را انتخاب کرد یا باید موقعیت را تغییر داد و مناسب رهبر نمود.
مطلوب و نا مطلوب>>>>>تولید گرا نسبتا مطلوب و نسبتا نا مطلوب>>>>>کارمند گرا
ضعف ها:
باید متغیر دیگری را نیز به الگو اضافه کرد -سازو کار پرسشنامه دارای نقص هایی است-سه شاخص به صورت دقیق تعریف نشده.
تئوری مسیر هدف:(رابرت هوس)
با توجه به این تئوری رفتار رهبر تا آنجا مورد قبول زیر دستان است که موجبات رضایت آنان را فراهم آورد و در آنها ایجاد انگیزه کند .
رفتار رهبری:
ارشادی:همان ابتکار عمل در تحقیقات اوهایوست.
حمایتی:رعایت حال دیگران.
مشارکتی:مشورت با زیردستان جهت تصمیم گیری.
توفیق گرا:هدف های هماورد طلب را بر میگزیند و برای رسیدن به آن تلاش می کند.
عوامل محیطی:
عوامل اقتضایی محیط: سیستم رسمی اختیارات – ساختار کار- گروه کاری
عوامل اقتضایی زیردستان: کانون کنترل- تجربه – توانایی
الگوی رهبری مشارکتی:
در این شیوه رفتاررهبروشیوه مشارکت اعضا مورد توجه است.الگوی مزبور به صورت یک درخت تصمیم گیری است که شیوه رهبری از ۵سبک کاملا آرمانه تا کاملا مشارکت جویانه می باشد.
آیا رهبران زن با رهبران مرد متفاوت اند؟
شباهت های این دو بیشتر از تفاوت های آنهاست. چراکه وقتی فردی پست مدیریت را انتخاب می کند و یا وقتی سازمان فردی را به پست مدیریت ارتقا می دهد، فقط بحث مدیریت و یکسری ویژگی های مشترک مطرح است.از طرف دیگر زنان نسبت به مردان دموکرات ترند و برای زیردستان ارزش قائل اند در حالی که مردان به دستوردهی وسبکهای رسمی اعتقاد بیشتری دارند.سازمان های کنونی به سمت ویژگی های دموکراتیک پیش می روند یعنی به نوعی،زنان مناسب ترند.
تئوری های شخصیتی: رهبر فره مند
نوعی دیگری از رهبری وجود دارد که به پیروان خود الهام می بخشد تا آنها منافع خود رافدای منافع جامعه کنند .این فرد اثرات عمیقی بر پیروان خود دارد و می توانند در آنها تحول ایجاد کنند.
وجه تمایز رهبران فره مند از غیر فره مند:
۱-اعتماد به نفس۲-دیدگاه بلند(رویا)۳-اعتقاد راسخ به آن دیدگاه۴-رفتار خارق العاده ۵-عامل تغییر
دو تحقیقی که انجام شد نشان داد پیروان رهبران فره مند کار و تلاش بیشتری می کنند و عملکرد بهتری دارند.
آخرین دیدگاه : آیا رهبری موثر است ،برخی از شرایط و موقعیت ها مثل تجربه ،آموزش و نیاز به استقلال و شرایط خود کار سبب جایگزینی رهبری می شود و نیاز به رهبری برای نظم وساختار دادن نیست .همچنین به طور باطنی شخص از شغل خود راضی است.
لازم به ذکر است که رهبری یکی از متغییر ها در توجیه رفتار سازمانی است و نباید همه چیز را به آن سپرد.
رهبری فره مند همیشه خوب نیست بلکه در شرایطی که سازمان یا گروه دچار بحران است مناسب می باشد ولی پس از برون رفت از بحران مناسب نیست چرا که شیوه خودکامه و دیکتاتوری آن افراد مفید را از سازمان حذف می کند.
